Suurimmat ongelmat projektienhallinnassa
1. Heikko suunnittelu
Projektin suunnittelu on yksi projektin tärkeimmistä vaiheista. Usein projektipäälliköt eivät kuitenkaan
käytä tarpeeksi aikaa projektisuunnitelman tekemiseen. Tämä voi johtaa siihen, että projektipäällikön aika kuluu "tulipaloja sammutellessa".
Paremman suunnittelun ansioista projektia on helpompi valvoa. Pyri ennakoimaan ongelmia, joita projekti voi kohdata
ja mieti vaihtoehtoisia ratkaisuita ongelmien selvittämiseksi.
2. Vaatimusten muuttuminen
On tärkeää, että projektilla on selkeät tavoitteet ja vaatimukset ennen kuin projekti aloitetaan.
Usein vaatimukset ja tavoitteet kuitenkin muuttuvat projektin edetessä.
Kun tämä tapahtuu, niin mieti miksi vaatimukset ovat muuttuneet? Johtuuko se suunnittelusta vai toteutuksesta?
Onko vaatimuksien muuttaminen välttämätöntä? Jos vastaus on kyllä, niin pidä palaveri tilaajan tai sponsorin kanssa,
jotta te voitte löytää parhaan mahdollisen ratkaisun.
Organisoi projekti uudelleen; määritä resurssit, luo uudet tehtävät ja määräajat, ja pidä huoli että koko
projektiryhmä on muutoksista tietoinen.
3. Budjetin ylittäminen
Jos projekti oli hyvin suunniteltu, niin miksi budjetti ylitettiin? Tähän voi olla useita syitä;
suunnittelu ei ollut hyvää, projektia ei seurattu tarpeeksi tarkasti tai budjettiin vaikutti ulkopuoliset tekijät (alihankinta, valuutta muutokset, ym).
Kun projektin budjetti ylittyy, niin sinun pitää tutkia miksi näin on käynyt ja tarkistaa kuinka paljon resursseja projektilla on jäljellä.
Muista, että hyvä tapa projektia suunniteltaessa on määritellä pieni budjetti yllätyksiä varten.
4. Huono viestintä
Huono viestintä johtaa ratkaisemattomiin konflikteihin, joilla voi olla haitallinen vaikutus projektiin.
Projektissa jokaisella projektijäsenellä on tehtäviä ja määräaikoja. Jos yksi projektijäsen on poissa
tai hänen tehtävänsä ovat myöhässä, niin sillä voi olla suuria vaikutuksia projektiin.
Pidä huoli, että kaikki projektijäsenet ovat aina tietoisia siitä mitä projektissa tapahtuu.
5. Määräaikojen siirtäminen
Projektissa tehtävät ovat sidoksissa muihin tehtäviin. Osaa tehtävistä ei voida aloittaa ennen kuin aikaisempi tehtävä on valmis.
Periaatteessa yhden tehtävän siirtyminen voi vaikuttaa kymmeniin tai satoihin tehtäviin. Tästä syystä jokaisen tehtävän aikataulun
pitäminen on erittäin tärkeää.
Kun tehtävä myöhästyy, niin tutki vaikuttaako se muihin tehtäviin. Onko tehtävä kriittinen?
Onko mahdollista saada lisää resursseja, että aikataulu voidaan kuroa umpeen.
6. Vastuiden puute
Jokaisella tehtävällä pitää olla vastuuhenkilö; yksi henkilö, joka on vastuussa
tehtävästä ja kaikesta mikä liittyy tehtävän onnistumiseen.
Projektipäällikön pitää selkeästi määritellä vastuut ja se, mitä päätöksiä projektijäsenet saavat itsenäisesti tehdä.
Miksi tehtävällä pitää olla vain yksi vastuuhenkilö, eikä useita - vaikka projektiryhmä?
Jaettu vastuu toimii usein huonosti.
Kun vastuu on jaettu usealle projektijäsenelle, niin valitettavan usein yksikään projektijäsen ei ota vastuuta tehtävän epäonnistumisesta tai myöhästymisestä.
Sanonta: "Kun kaksi ihmistä on vastuussa, niin kukaan ei ole vastuussa", pitää usein paikkaansa.
7. Tietoja ei ole keskitetty
On erittäin tärkeää, että koko projektiryhmä tietää mitä projektissa tapahtuu. Jos projektien tietoja ei
ole keskitetty paikkaan, joka on jatkuvasti saatavilla, niin se voi aiheuttaa virheitä ja myöhästymisiä.
Useat versiot samoista dokumenteista, joita kukin projektijäsen tallentaa itselleen, sähköpostien suuri määrä, voi johtaa
tilanteeseen, jossa tilanne on sekava kaikille.
Tässä auttaa projektitinhallintaohjelmisto, joka on aina projektijäsenien saatavilla - mistä tahansa.
Pilvipalvelu, johon keskitetään kaikki projektia koskeva tieto.
Miten Eezeplan voi auttaa näissä haasteissa?
Keskitetty tiedonhallinta
Eezeplan on pilvipalvelu, jonne voidaan keskittää kaikki projektidokumentaatio ja palvelu
on kaikkien projektijäsenien saatavilla 24/7. Palvelusta on tehty mahdollisimman vaivaton
ja nopea käyttää. Näin uudet projektijäsenet oppivat palvelun käytön nopeasti.
Tehtävien delegointi ja seuranta
Tehtäville ja projektivaiheille voidaan määritellä määräaikoja ja vastuuhenkilöitä.
Kukin projektijäsen näkee palvelussa varoituksia, jos hänelle määrätyn tehtävän määräaika ylittyy.
Projektipäällikkö näkee kaikkien projektijäsenien tehtävien statukset ja mahdollisest myöhästymiset.
Dokumenttienhallinta (+ revisiohallinta)
eezeplan palvelu sisältää dokumenttien- ja revisioidenhallinnan. Tämä varmistaa sen, että viimeisimmät
dokumentit ovat projektijäsenien saatavilla. Automaattinen revisiohallinta estää sen, että projektijäsen
käyttäisi vanhentunutta versiota dokumentista.
Haasteiden raportointi
Usein projektin tehtävät kohtaavat yllättäviä haasteita, jotka saattava siirtää tehtävän valmistumisaikaa.
eezeplan palvelussa voi luoda tehtäväkohtaisen tapahtuman, jossa ilmoitetaan tapahtuman tyyppi ja sen vaikutus
tehtävän aikatauluun. Näin projektilla on jatkuvasti tieto eri tapahtumista ja niiden vaikutuksista tehtäviin.